Wichtig ist es zuerst einmal den Vorfall zu melden, indem man noch am Flughafen das PIR–Formular (Property Irregularity Report) ausfüllt. Dazu muss man den Schalter des Gepäckdienstes finden und daraufhin Anzeige bei der Fluglinie erstatten. Das am besten schriftlich. Sinnvoll ist es natürlich, das unverzüglich zu machen, da gewisse Fristen eingehalten werden müssen. Lässt man diese ungenützt verstreichen, bestehen keine Ansprüche auf Ersatzleistungen mehr. Bei Beschädigungen hat man bis zu 7 Tage nach Erhalt des Gepäcks Zeit zur Geltendmachung. Bei verspätetem Gepäck hingegen muss binnen 21 Tagen ab Übergabe die Anzeige erfolgen. Nach 21 Tagen wird auch ein nicht eingetroffenes Gepäcksstück als verloren eingestuft. Ab diesem Zeitpunkt kann man gegenüber der Fluggesellschaft Schadenersatz für den Verlust des Koffers samt Inhalt fordern.
Für einen verlorenen, beschädigten oder verspätet gelieferten Koffer haften Fluglinien jedoch höchstens bis ca. 1.300 Euro. Bei Verlust von Gepäck besteht ein Anspruch auf Schadenersatz nur auf den jeweiligen Zeitwert der Gegenstände, nicht auf den Wert bei Neuanschaffung. Bei verspätetem Gepäck erhält man seitens der Fluglinie entweder ein sogenanntes „Overnight-Kit“ oder man erhält zumindest einmal teilweise Ersatz für die Anschaffung der notwendigsten Dinge, wie zb. Kleidung. Natürlich ist hier auf die Schadenminderungspflicht jedes einzelnen hinzuweisen, wonach man beim Einkauf von Ersatzkleidungsstücken natürlich nicht über die Stränge schlagen darf.
Kann die Airline aber beweisen, dass sie alles Zumutbare getan hat, um den Schaden zu vermeiden oder die Ergreifung dieser Maßnahmen unmöglich war, geht der Passagier möglicherweise leer aus. In jedem Fall empfiehlt sich dann eine Beratung durch die Rechtsanwältin Ihres/Eures Vertrauens.